Implementarea sistemului RO e-Factura. Alege soft-ul potrivit!

       După cum știm, începând de anul  trecut , în Romania, s-a impus un sistem obligatoriu de facturare electronică pentru bunurile cu risc fiscal, în operațiunile cu entități ale statului( B2G) și pentru operatorii din turism care acceptă vouchere de vacanță. Pentru celelalte operațiuni acest sistem era opțional.

       Iată că, autoritățile române au solicitat o derogare de la legislația comunitară de TVA, pentru a extinde obligativitatea către toate categoriile de tranzacții, și au decis ca începând cu 1 ianuarie 2024, toate entitățile care derulează operațiuni taxabile pe teritoriul României sunt obligate să raporteze toate facturile prin sistemul RO e-Factura. Facturile pe hârtie mai pot fi utilizate, în paralel, doar până la 20 iunie 2024 și doar în cazul în care furnizorul sau beneficiarul nu figureaza încă în Registrul RO e-Factura.

     Procesul de implementare va avea 2 etape importante.

    În prima etapă, cuprinsă între 1 ianuarie 2024 și 30 iunie 2024, furnizorii români , indiferent dacă sunt sau nu sunt înregistrați în scop de TVA, vor fi obligați să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile B2B emise pentru operațiuni taxabile în România( fie că e vorba de livrări de bunuri, fie de prestări servicii). Această regulă se aplică și contribuabililor nerezidenți, care sunt înregistrați în scopuri de TVA în România, și în cazul facturilor emise de furnizori români în operațiuni cu entități ale statului(B2G).

Exceptate de la aceste prevederi sunt facturile aferente exporturilor de bunuri realizate de furnizor în contul său și cele pentru livrările intracomunitare cu plecări din România.

Pe scurt, în perioada 1 ianuarie-30 iunie 2024, contribuabilii, pe lângă factura de hârtie, emit facturile și în format XML și le depun în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual(SPV).

Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare, calculate de la data emiterii facturii. Încălcarea acestei prevederi constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1000-10000 de lei.

Totuși, în perioada 1 ianuarie 2024- 31 martie 2024, nu se vor aplica sancțiuni, considerându-se o perioadă de tranziție și de acomodare cu noul sistem.

În etapa a doua, după 1 iulie 2024, facturile pe hârtie sau în vechiul format electronic nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal. Singurele facturi acceptate în scopul exercitării dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, în format XML, și transmise beneficiarilor prin sistemul RO e-Factura.

Contribuabilii trebuie să se pregătească din timp pentru îndeplinirea acestor obligații, dat fiind că sancțiunile sunt semnificative, cu amenzi egale cu suma TVA înscrisă pe factură

În acest context, după implementarea sistemului e-Factura, companiile din România trebuie să-și adapteze sistemele interne pentru a emite facturile electronice și a le transmite prin RO e-Factura.

Cum să te pregatesti pentru RO e-Factura

Odată ce se va implementa RO e-Factura trebuie să aveți în vedere câteva aspecte importante.

1. Semnătura electronică

Dacă veți depune singuri facturile pe portalul ANAF, veți avea nevoie de o semnătură electronică. Doar după ce vă veți  autentifica cu semnătura digitală veți putea depune sau valida facturile.

2. Înregistrarea în SPV

Înregistrarea facturilor în sistemul RO e-Factura se face prin încărcarea facturilor în SPV, in format XML. Majoritatea contribuabililor au deja un cont SPV, creat de contabilii proprii. Daca nu aveți un cont activ în Spațiul Privat Virtual ANAF, va trebui să vă înregistrați dvs. Este recomandat ca aceste încărcări electronice să fie făcute chiar de dvs. și să nu fie în responsabilitatea contabilului dvs. După ce le-ați depus trebuie să verificați dacă facturile sunt corecte sau greșite. În cazul în care sunt greșite va trebui să le refaceți până când sistemul vă va spune că factura este corectă. De altfel, va fi nevoie să convertiți facturile primite din XML în PDF pentru a le putea citi, apoi să le salvați într-o arhivă digitală.

        Contul SPV se poate deschide :

• cu certificat digital calificat (pentru persoanele juridice și cele fizice care dețin un astfel de certificat digital calificat, emis de un furnizor autorizat (CertSign, DigiSign, AlfaSign, Transped, Certdigital etc.).
• cu nume de utilizator şi parolă (persoanele fizice, care nu dețin un certificat digital).
• După achiziția unui certificat digital, intrați pe anaf.ro la secțiunea Înregistrare în Spațiul Privat Virtual și urmați pasii de înregistrare.

3. Program de facturare sau un sistem de contabilitate online

Pentru că facturile electronice trebuie generate în format XML veți avea nevoie de un program de facturare, un soft bun, care să transmită singur facturile în RO e-Factura, fără a vă îngreuna atribuțiile zilnice.

Fără un soft, acest lucru se desfășoară în felul următor. Pentru fiecare factură emisă de dvs, va trebui să faceți conversia din PDF în XML, să intrați pe SPV și să încărcați XML-ul, iar pentru facturile pe care le primiți de la furnizorii dvs, va trebui să intrați în SPV, să descărcați factura în format XML-ul apoi să o convertiți în format PDF. Acest lucru vă va îngreuna considerabil munca, iar din 2024 acest proces va trebui efectuat în termen de 5 zile de la emiterea unei facturi, pentru a evita eventualele amenzi.

De ce să alegi softul ForIT Forms RO e-Factura?

Noua versiune a softului ForIt Forms RO e-Factura este gandită și creată pentru tine,  pentru a nu fi copleșit de noutățile legislative și pentru a menține  fluiditatea  activității afacerii tale.

Ce avantaje iți oferă achiziționarea softului ForIT Forms RO e-Factura?

Programul ForIT Forms RO e-Factura este un soft destinat facturării și integrării cu platforma RO e -Factura.

              Facilitățile oferite :

• Nomenclator de produse/Nomenclator bănci;
• Nomenclatoare: clienți, unități de măsură, modalități de plată, serii și numere de înregistrare, bănci, persoane terțe, informații de livrare
• Clasificare produse conform Nomenclatură combinată EU și Vocabularul comun de achiziții (CPV)
• Codificare unităti de măsură
• Codificare modalități de plată
• Configurare certificat calificat
• OAuth 2.0 (stickul USB nu este necesar după configurarea OAuth 2.0)
• Încărcarea automată a facturilor pe platforma RO e-Factura (sunt disponibile 3 opțiuni: opțională, obligatorie, confirmare încărcare)
• Descărcare automată a raspunsului
• Posibilitate de salvare factură în format XML
• Asistent corectitudine RO e-Factura: pe parcursul întocmirii facturilor, asistentul afișează informații despre conformitatea facturii cu platforma RO e-Factura
• Preluare date despre societăți direct de pe Internet
• Salvare documente în format PDF
• Personalizare facturi
• Tipărire etichete de prețuri
• Încasare cu chitanță sau cu alte modalități de plată (spre ex. bon fiscal, ordin de plată)
• Tipărire listă facturi
• Export listă facturi în Excel sau PDF.

Alegi corect, lucrezi eficient!