Manual de utilizare – Portal Clienți MUULOX (EspoCRM Portal)
Portalul Clienților MUULOX este platforma prin care puteți:
-
trimite solicitări de service (Cazuri / tichete),
-
vedea echipamentele și contractele asociate,
-
descărca documente și facturi,
-
semna electronic documentele (contracte / fișe) direct în portal.
Important: Solicitările trimise în portal intră direct în sistemul nostru intern (ERP/Service). Astfel, echipa de service vede cazul imediat și îl poate prelua rapid.
1) Autentificare și acces
-
Accesați linkul portalului: (link portal)
-
Introduceți Nr.Tel și parola.
-
Dacă ați uitat parola, folosiți opțiunea „Am uitat parola” și urmați pașii din email.
Recomandare: păstrați datele de acces confidențiale și folosiți o parolă puternică.
2) Structura portalului (ce găsiți în meniu)
În portal, veți vedea în mod uzual următoarele secțiuni:
-
Cazuri – pentru solicitări / probleme tehnice.
-
Echipamente – lista echipamentelor asociate companiei.
-
Contracte – contractele asociate echipamentelor.
-
Documente – documente generate/atașate (inclusiv PDF-uri semnate).
-
Facturi – facturi emise și descărcabile.
3) Semnare electronică în portal (cum funcționează)
În portal, semnarea electronică se face direct pe fiecare înregistrare, iar zona de semnătură este în partea de sus a paginii (ex: Contract, Fișă de Service, etc.).
După ce semnați:
-
se salvează data/ora semnării,
-
se generează automat PDF-ul final semnat,
-
PDF-ul apare în secțiunea Documente a înregistrării (și/sau în „Documente” din meniu).
Declarație standard la semnare (contract / acord)
La semnare, puteți întâlni o declarație de tipul:
„Prin semnare, declar că am luat la cunoștință și sunt de acord cu prelucrarea datelor cu caracter personal conform GDPR, precum și cu termenii și condițiile prevăzute în Contractul-cadru de vânzare-cumpărare echipamente IT&C.”
4) Contracte – citire, semnare, PDF final (IMPORTANT)
Fiecare contract se semnează separat.
Cum semnați un contract
-
Intrați în Contracte.
-
Deschideți contractul dorit (ex: MXC_11854…).
-
Citiți contractul (în mod uzual îl găsiți în zona Documente a contractului, ca fișier PDF).
-
Sus, în partea de sus a paginii, găsiți secțiunea Semnătură contract.
-
Dacă sunteți de acord, semnați în zona de semnătură.
-
Salvați / confirmați semnarea (în funcție de butonul din portal).
Ce se întâmplă după semnare
-
Contractul capătă status de tip „semnat/valid” (în funcție de configurare),
-
se generează automat Contractul final (PDF) semnat,
-
PDF-ul semnat apare în Documente la contract (și poate fi descărcat).
Dacă aveți mai multe contracte, fiecare trebuie deschis și semnat individual.
5) Cazuri (Tichete de service) – creare și comunicare
5.1 Când deschideți un Caz
Deschideți un caz când aveți:
-
probleme cu echipamente (POS, imprimantă, casă de marcat, scanner etc.),
-
probleme software (erori, conectare, actualizări),
-
solicitări de configurare / mentenanță,
-
întrebări tehnice legate de echipamente/contracte.
5.2 Cum creați un Caz nou
-
Intrați în Cazuri.
-
Apăsați Creează / Create.
-
Completați:
-
Subiect / Titlu (ex: „Imprimanta nu mai printează”)
-
Descriere (eroare, când apare, ce ați încercat)
-
Echipament (dacă există câmp de selectare)
-
Prioritate (Normal / Urgent)
-
Persoană de contact + telefon (recomandat)
-
-
Atașați fișiere dacă este cazul (poze, capturi, video scurt).
-
Apăsați Salvează / Trimite.
5.3 Urmărirea și răspunsul la Caz
-
Veți vedea statusul cazului (Nou / În lucru / Așteptare client / Rezolvat / Închis).
-
Puteți răspunde în comentarii și adăuga atașamente suplimentare.
6) Fișa de Service – semnare la final (după intervenție)
În mod normal, Fișa de Service se semnează la final, după ce intervenția este realizată.
Cum semnați Fișa de Service
-
Deschideți cazul / fișa transmisă de echipa de service (în funcție de cum e implementat la voi).
-
Verificați conținutul (operațiuni efectuate, observații, piese, concluzii).
-
Sus, în partea de sus a paginii, veți vedea zona de semnătură.
-
Semnați în câmpul de semnătură.
-
După semnare se generează Fișa finală (PDF) semnată, disponibilă la Documente.
7) Echipamente – evidență și istoric
În Echipamente puteți:
-
vedea lista echipamentelor asociate companiei,
-
accesa detalii (model, serie, locație, stare),
-
verifica dacă există contract asociat,
-
vedea istoricul (cazuri, documente, facturi – în funcție de configurare).
Dacă lipsește un echipament, deschideți un caz: „Echipament lipsă în portal” și includeți seria / locația.
8) Documente – descărcare PDF semnate și atașamente
În Documente găsiți:
-
contracte PDF (inclusiv versiuni finale semnate),
-
fișe service (inclusiv versiuni finale semnate),
-
procese-verbale, rapoarte, anexe și alte fișiere.
Cum descărcați un document
-
Intrați la Documente sau deschideți documentele direct din Contract/Caz/Echipament.
-
Apăsați pe iconița/legătura fișierului pentru Download / Descarcă.
9) Facturi – vizualizare și descărcare
În Facturi puteți:
-
vedea facturile emise,
-
descărca factura în format PDF,
-
verifica data emiterii/scadența (dacă este afișată).
Dacă aveți întrebări, deschideți un caz: „Întrebare factură – (număr factură)”.
10) Recomandări pentru rezolvare rapidă
Când deschideți un caz, includeți:
-
seria echipamentului + locația,
-
poza etichetei sau numărului de serie,
-
mesajul exact de eroare,
-
ce s-a întâmplat înainte să apară problema,
-
persoana de contact și interval disponibil.
